在日常执法办案中，你是否遇到过这样的困惑：调取一份微信截图要签名，复印一张身份证要签名，拍一张现场照片也要签名……当事人签得不耐烦，执法人员自己也觉得繁琐。到底哪些证据提取时需要当事人签名确认“此件与原件一致”？哪些不需要？

今天，我们就依据最新的法规规定，把这个问题彻底说清楚、讲明白。

一、核心原则：原件优先，例外签确

首先我们要明确一个基本原则：行政执法应当优先收集证据原件。

但在实务中，原件往往难以获取（如当事人留存的合同原件、不便扣押的营业执照等），此时才允许提取复制件。正是为了防止复制件被篡改，法律才设置了“核对确认”这道防火墙。

这个“确认”动作，就是我们常说的“此件与原件一致”签名+日期。

但请注意，并非所有证据都需要这句话。根据证据类型和提取方式的不同，法律有不同的要求。

二、分情况处理：三种场景，三种要求

我们结合《市场监督管理行政处罚程序规定》（2号令）及《市场监督管理行政执法电子数据取证暂行规定》（2024年发布），对号入座。

场景一：纸质书证、物证的复印件

适用对象：当事人提供的身份证复印件、营业执照复印件、进货台账复印件、合同复印件等。

法律要求：必须由证据提供人核对无误后，注明“与原件一致”，并注明出证日期、证据出处，同时签名或盖章。

为什么必须签：这类复印件脱离了原件，如果没有任何确认手续，无法证明其与原件内容一致，也无法证明其来源合法。一旦当事人事后否认“我没提供过这份材料”，执法机关将陷入被动。

特别注意：如果是在现场检查中直接提取了实物（如违法食品、假冒伪劣产品），这不适用“此件与原件一致”，而应适用查封扣押程序，在现场笔录和财物清单中详细记录并由当事人签名确认。

场景二：电子数据（微信聊天记录、网页截图、系统截图等）

适用对象：截图、录屏、拍照、打印网页、提取聊天记录等电子数据。

这是基层执法中最容易出错的环节，也是新规重点规范的对象。关键结论是：不一定必须逐页签“与原件一致”，新规提供了更科学便捷的方法。

正确做法一（首选）：制作《电子数据提取笔录》，在笔录中注明提取事由、时间、地点、数据来源、提取过程。由执法人员、电子数据持有人（提供人）签名或盖章。笔录签了，电子数据附件（如打印出的聊天记录截图）本身可以不单独重复签名。

正确做法二（替代方案）：如果在取证现场，执法人员全程使用执法记录仪记录提取过程，或者对操作过程进行录屏，只要录像清晰、完整，后续在笔录中注明，同样符合要求，无需当事人在每张打印件上签字。

特别提醒：不要为了图省事，要求当事人在每一张截图打印件上都手写“此件与原件一致”。这既不专业，也降低了效率，还可能因手写文字遮挡了截图中的关键信息而引发争议。

场景三：现场笔录、询问笔录

适用对象：现场检查笔录、询问笔录等由执法人员当场制作的笔录类证据。

法律要求：不需要单独写“与原件一致”。

正确做法：这类笔录由执法人员当场制作，属于原始证据，不存在“原件与复印件核对”的问题。当事人只需在笔录末尾写上“以上笔录属实”，并逐页签名、捺指印即可。

当事人拒绝签名的处理：如果当事人拒绝签名，执法人员应在笔录中注明“当事人拒签”，由两名执法人员签名并全程录像见证，不影响笔录的证据效力。

三、容易忽略的“合法来源”证明

除了签写“与原件一致”，还有一个要点常被法制审核环节扣分——证据出处。

《行政处罚法》要求证据必须具备合法性。如果你提取的复印件（比如一张进货单）上只有一句话“与原件一致”，但没有说明这张复印件是从哪来的，证据链就不完整。

一份规范的复制件应包含三要素：

· 核对承诺：“经核对与原件一致”

· 出处说明：“由XX公司（当事人）提供”

· 时间与签名：提供人签名、日期

参考话术示例：

“此复印件由本人张三于2025年X月X日提供，经本人核对与原件一致，原件现存于本人处。”

签名：张三

四、常见情形速查

为方便各位同事日常工作快速对照，现将各类常见证据的要求梳理如下：

书证、物证复印件（如执照、合同、票据）：必须签“与原件一致”，同时注明出处、日期，由提供人签名或盖章。

电子数据打印件（如微信、网页截图）：不必须逐页签名。首选方式是制作《电子数据提取笔录》，由提供人在笔录上签名确认；或者用执法记录仪、录屏等方式记录提取全过程。

现场笔录、询问笔录：不需要签“与原件一致”。只需当事人逐页签名、捺印，并在末尾签“以上笔录属实”。

音像证据（如执法录像、照片）：不需要当事人签字。应刻录光盘并附《证据说明》，由执法人员签名确认其完整性。

当事人拒绝签名：在笔录中注明“当事人拒签”，由两名执法人员签名并全程录像见证，不影响证据效力。

结语

证据提取不是“形式主义”，而是为了“固定事实”。

签“此件与原件一致”是为了保真，不给当事人留下“我没提供过这份复印件”的翻供机会；但签名也不是越多越好，过度要求签名不仅增加执法成本和当事人抵触情绪，还可能因程序瑕疵影响证据效力。

来源：今日市监 转自市场监管半月沙龙 农法实务